Bu mektubun amacı nedir?
İhracatçı, mektubu okuyacak olan ithalatçının aklında karışıklık yaratmamak için mektubu yazmaktaki amacını bir cümle içinde belirtmelidir.
Mektubu alacak olan şahıs kimdir? Hakkında ne kadar bilgi sahibisiniz, beklentilerini, alışkanlıklarını ne derece biliyorsunuz? Satmak istediğiniz mal hakkında ithalaçının bilgisi nedir? Bu konuda neleri bilmek isteyebilir, neleri bilmeye ihtiyacı yoktur?
İhracatçı, mektubu yaznıadan önce tüm bu soruları titizlikle cevaplandırmalıdır.
İthalatçıya yazılan mektup ile hemen gerçekleşmesini istediğiniz olay nedir? Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve aşamalar nasıl izlenmelidir? İthalatçıdan sözkonusu mektubunuza karşı nasıl bir çevap bekliyorsunuz?
İhracatçı, ithalatçıya yazacağı mektubu yukarıda sıralanan sorulara vereceği cevaplar çerçevesinde hazırlamalıdır. Bu sorulara verilecek cevaplar, ithalatçıya yazılacak iyi bir iş mektubunun ana hatlarını belirleyecektir.
Yazılacak mektup, mantığa uygun bir sıra ile düzenli bir şekilde hazırlanmalıdır.
İş mektupları içerdikleri mesajın yansıra görünüşleri itibariyle de kolaylıkla diğerlerinden ayırt edilebilmektedirler. Bu tür mektuplar belli ilkeler ve kurallar çerçevesinde oluşturulmaktadır.
Bu kurallar; başlık, adres, hitap, kapanış cümlesi ve imza olarak ifade edilmektedir. Sözü edilen hususlann aynntıları ve diğer fiziksel özellikler mektubu yazan kuruluşun tercihine göre değişiklik göstermektedir.
Öncelikle iş mektubu yazarken firmanın antetli kağıdının kullanılması, mektubun kağıt üzerindeki konumu, temizlik gibi faktörler mektubu yollayan firmanın ciddiyeti konusunda önemli ip uçları oluşturmaktadır. İngilizce mektuplarda başlık ve adreste kısaltmalar dışında herhangi bir noktalama işareti konulmamaktadır. Standart uzun zarf ve buna uygun yatay bir katlama, mektubun genel görünümü açısından faydalı görülmektedir.
Başlık: Mektup kağıdında yollayanın matbu antetinin yanısıra, birkaç sıra aşağıda sağda tarih yer almalıdır. İngilizce yazışmalarda ay açık olarak yazılmalı, göndericinin adresi şayet antette yer almıyorsa, adres de tarih gibi sağda blok şeklinde tarihin üzerinde yer almalı, sokak ve cadde isimlerinde kısaltmalardan kaçınılmalıdır.
İç adres: Alıcının zarf üzerinde de olması gereken isim ve adresini içermektedir. İç adres kağıdın sol tarafında bulunmakta ve genel olarak tarih satırının bir miktar altında yer almaktadır. |