Şayet ithalatçıyı bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:
· Bir ülkeyi ziyaret edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut ise, ziyaret öncesi firmanızı ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu gönderebilirsiniz.
· Aynı ülkede halihazırda temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi firmalar olabilir. İthalatçıyı bu konuda bilgilendirebilirsiniz.
· Hazır ürün örnekleriniz olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte gönderebilirsiniz. (Bu imkan ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk yazışmadan sonraki aşamalarda gerçekleştirilmesi daha uygundur.)
(İthalatçının ismi ve adresi) Dear Mr. (İthalatçının ismi) We are the exporters of (ürünün ismi) and would like to make ourselves and our products known to you. With this letter we are sending our company brochure and product catalogue. They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still we have customers in your country and in the enclosure, you will fınd a list of the companies with whom we already do business. I shall be in your country on (tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could be convenient for you. I look forward your confirmation and to meeting you soon Yours sincerely (İhracatçının ismi) Enclosure: The list of companies, Brochure and Product Catalogue (Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir) (Mektubun amacının açıklanması) (Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi) (Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)
(İthalatçı Firmanın ismi ve adresi) Sayın (İthalatçının ismi) Biz (ürünün ismi) ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz. Bu mektup ile birlikte size, firma broţürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz kalite ve ürün özelliklerini temsil etmektedir. Halihazırda ülkenizde müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir listesini bulabilirsiniz. Ben (tarih) tarihinde ülkenizde bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre içinde sizi ziyaret etmek istiyorum. Sizin için uygun olan zamanı bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim. En yakın zamanda görüţmek üzere teyidinizi bekliyorum. Saygılarımla, (İhracatçının ismi) Ek:- Firma Listesi, Broşür ve Ürün Kataloğu (Şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir) (Mektubun amacının açıklanması) (Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi) (Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)
İhracatçıların ithalatçılara mektup yazarken dikkat etmeleri gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bir iş mektubu yazılırken öncelikle nelerin ifade edilmek istendiği düşünülmeli ve mektup yukarıdaki örneklerde gösterilen şekle benzer tarzda hazırlanmalıdır. Mektup ana hatlarıyla oluşturulduktan sonra her aşamasında nelerin ifade edileceği belirlenmelidir.
Başlangıç cümlesinde mektubun konusu ve amacı belirtilmelidir. İthalatçı mektubu okumaya başladığı zaman ihracatçının amacını hemen anlayabilmelidir. Mektubun amacı belirtildikten sonra konu hakkında daha detaylı bilgiler verilebilir. İhracatçı, satmak istediği ürün hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve ithalatçının konu hakkındaki tüm tereddütlerini gidermelidir. İthalatçı, bu ürünün kendisi için gerçekten faydalıolacağına ikna edilmelidir.
İhracatçı, kendisini ve satmak istediği ürünü tanıttıktan sonra, İthalatçının kendisi ile temasa geçmeyi kabul etmesi halinde, aralarındaki ticari ilişkide ne tür bir yolun izlenmesi gerektiği de mektubunda açıklıkla belirtilmelidir.
Mektup, her açıdan ithalatçı için kolaylıkla okunulabilir ve tam olarak anlaşılabilir nitelikte olmalıdır. Bunun için de cümle ve paragraflar basit ve kısa olarak kurulmalı, karışık ve uzun cümleleri kullanmaktan kaçınılmalıdır.
|