Ön Muhasebeye Giriş

[HandaN]

Ön Muhasebe ve İşleyişi :

Ön Muhasebe: Kısa bir tanımla bir şirketin stok giriş ve çıkış işlemlerinin, cari hesap işlemlerinin, banka, kıymetli evrak( Çek/Senet vs.) hareketlerinin vs. işlemlerinin takip edildiği sistematik yapıdır.

Yapılan temel hareketleri belirtmek gerekirse:
Cari Hesap Takibi
Fatura / İrsaliye İşlemleri
Stok Giriş-Çıkış Takibi
Kasa Hesap Takibi
Müşteri Çek/Senetleri
Kendi Çek/Senetlerimiz
Banka Hesap Takibi
Raporlama
Bu işlemlere ek olarak ta yapılan hareketler:

Teklif / Sipariş Hareketleri
Dövizli Muhasebe ve Kur Takibi
Taksitli Satışlar
Sektöre Ait Düzenlenmesi Gereken Belgeler ve Takibi ( Müstahsil Makbuzu vb.)
Depo Takibi
Personel Hareketleri
Raporlama

Ön Muhasebenin temel hareketlerinde de görüldüğü gibi satıcılarımızdan aldığımız mallara istinaden satıcı firmanın bize düzenlemiş olduğu alış faturaları ve müşterilerimize sattığımız mallara istinaden bizim düzenlemiş olduğumuz satış faturalarının kaydı ile ön muhasebenin ilk hareketleri başlamış olur. Daha sonra karşılık olarak yapılan ödemeler (Çek/Senet, Nakit vs. ödeme şekilleri) devreye girmektedir.
Müşteriler bize olan borçlarını nakit vererek, Çek/Senet ve ya banka hesaplarımıza havale yaparak öderler. Aynı şekilde biz de satıcı firmalara ödemelerimizi nakit vererek, Müşteri Çek/Senetlerimizi cirolayarak ve ya kendi Çek/Senetlerimizi keşide ederek, banka hesaplarımızdan havale yaparak öderiz.

AKINSOFT Octopus Muhasebe Otomasyon Programında ; Cari, Kasa, Stok, Fatura, İrsaliye, Banka, Çek/Senet, Teklif / Sipariş, Taksit Takip, Döviz Takip, Depo ve Raporlama modüllerini Ön Muhasebe bazında inceleyeceğiz.

Öncelikle Ön Muhasebenin temel kavramlarını kısaca özetleyelim.

CARİ HESAPLAR :
Borç / Alacak : Borç ve alacak deyimi bir ticari hareketten doğan sonuç anlamına gelir. Bakiye ise, borç – alacak deyimlerinin matematiksel kesin sonucudur. Borç alacaktan büyük ise Borç Bakiye, aksi takdirde ise Alacak Bakiye olmaktadır.
Cari Hesap : Bir şirketin mali ve ya ticari ilişkide bulunduğu alıcı, satıcı, banka vs. hesapların borç ve alacaklarının takibinin yapıldığı hesaplardır.

Ön muhasebede temel işleyiş mantığımızı kendi şirketimize göre kurmalıyız. Her zaman bu mantığı kendimize göre kurarsak borç, alacak ve bakiye işlemlerini karıştırmayız.

Ön Muhasebede programda bir fatura düzenlediğimiz zaman program bazı kayıtları otomatik olarak yapar. Eğer düzenlene fatura kapalı fatura ise, program stok hareketlerini işler ve kasa hesabını kullanarak gereken kayıtları tamamlar. Eğer fatura açık fatura ise program stok hareketi ile beraber carinin hesabına da gerekeli hareketleri uygular. Yani alış faturası ise satıcının bizde ki cari hesabına alacak ve stok hareketlerine giriş, satış faturası ise alıcının bizde ki cari hesabına borç stok hareketi olarak ta çıkış yapar.

AKINSOFT Octopus programında modüller birbirleri ile entegre çalışmaktadır. Eğer ki bir müşteriye kesilen satış faturasında, faturaya ait ödeme banka havalesi ile gerçekleşmiş ise o fatura üzerinden banka entegrasyonunu sağlayabiliriz. Fatura üzerinde kapalı fatura olarak işlem türünü dekont olarak belirlersek karşımıza banka seçeneği gelecektir. Oradan muhatap banka seçilerek işlem tutarı banka hesabımıza işlenmiş olacaktır. Ya da fatura karşılığı herhangi bir evrak alınarak ( Çek/Senet vs. ) işlem yapılırsa yine aynı fatura üzerinden işlem türünün belirlenmesiyle alınan evrak portföyümüze işlenecektir. Kısacası programda bir fatura düzenleme işlemi ile yapılması gereken bütün entegrasyonlar sağlanmaktadır.

Cari Hesap Türleri :

- Borçlu Cariler : Borçlu cari bizim açımızdan alıcılardır. Biz alıcılarımıza mal ve hizmet satarız. Dolayısıyla bize borçlu olurlar. Örneğin bir satış faturası düzenlediğimizde fatura açık fatura ise alıcı carimizin hesabına borç olarak hareket işlenecektir ve alıcımız bize borçlu olacaktır. Alıcı carilerimiz bize alacaklı duruma da düşebilirler. Müşteri bizim kestiğimiz fatura bedelinden fazla ödeme yapmış olabilir ve ya alınan sipariş karşılığı müşterimizden avans almış olabiliriz. Siparişin teslimi ile kesilen satış faturası alıcımızın carisine işleyerek bakiyeyi kapatacaktır. Eğer alınan avans bakiyeyi kapatmıyorsa geri kalan kısmı için alıcıdan ideme yapılacaksa bunu cari hareket girişinden carimizin alacak hesabına yaptığı ödemeyi girerek bakiyeyi kapatabiliriz.
- Alacaklı Carileri : Alacaklı cari bizde alacak bakiye veren satıcılardır. Onlardan mal ve hizmet aldığımız için alacaklı konuma düşerler. Satıcılar bize fatura düzenler ve biz de bu faturayı kendimize alış faturası olarak programda düzenleyerek stok girişlerimizi de yapmış oluruz. Girdiğimiz fatura açık fatura ise direk satıcı carisinin toplam fatura tutarı hesabına alacak olarak işlenecektir. Kapalı fatura ise yapılan ödeme türüne göre portföyümüze eklenecektir. Vadesi gelmiş alacak bakiyemizi kapatmak için satıcımıza ödeme yapacaksak bunu cari hareket girişinden satıcımızın carisini seçerek işlem tutarımızı borç bakiyesine işleyerek ödeme hareketimizi yapabiliriz.
- Banka ve Diğer Cariler : Bu tür carilere programlarda alıcı satıcı harici diğer cariler diyebiliriz. Banka cariler, çalışılan bankalar açısından bankada ki ticari mevduatların, çek hesaplarının ve kredi hesaplarının takibi için açılan cari hesap türleridir. Programda bir cariye ait banka işlemi yapılmışsa işlem türüne göre banka seçilerek aynı anda banka hesabımızla entegrasyonu sağlanır.Alıcı carimizden banka hesabımıza havale yapılmışsa cari hareket girişinden işlem türü dekont seçilerek ve tutarı da alacak işaretlersek yapılan ödeme alıcının hesabına alacak olarak kaydedilir ve banka hesabımızın carisinde artış meydana gelecektir. Satıcı carimize havale yapmışsak cari hareket girişinden yine işlem türünü havale seçerek tutarı da borç bakiyesine işleyerek ve havale yapılan bankayı da belirlersek banka hesaplarımızda azalış meydana gelecektir ve carimizin hesabında da artış meydana gelecektir.

RAPORLAMA ( EXTRE )

Satıcıların alıcılarına, alıcıların satıcılara ve ya bankaların müşterilerine belirli dönem sonlarında gönderdikleri hesap durum ve hareket cetvelidir.

STOK:

Stok: Satmak, üretimde kullanmak ve üretmek amacıyla şirketlerin aldıkları ilk madde ve malzeme ( hammadde ), yarı mamul, mamul ve ticari mallara stok denir.

Stoklarımıza ait hareketleri satış ve alış faturalarıyla ve ya stok hareket girişleriyle yapabiliriz. Alış faturası düzenlediğimizde stoklarımızda artış, satış faturası düzenlendiğinde ise stoklarımızda azalış meydana gelecektir. Programda verilen stok değerleri ile stoklarınızın sayısı eşit olmalıdır. Eğer bir aksaklık varsa kayıtlarda hata yapılmış demektir. Ayrıca programda stoklarımız için birden fazla depo bölümü belirleyebiliriz. O depo bilgilerine istediğimiz anda ulaşabiliriz.

Stok Raporları: stok raporlarından istediğiniz stok a ait bilgilerin raporunu alabilirsiniz.
- Envanter : Stok envanterinde ne kadar stok kalmış, değeri nedir gibi bilgilere ulaşabiliriz. Maliyet sistemlerine göre ( LİFO, FİFO, Ağırlıklı Ortalama vs. ) envanter alınabilir.
- Stok Hareket Raporları : İstediğimiz stoğun hareketlerini alabiliriz. Stok hangi fiyatlar da giriş-çıkış yapmış, kimlere verilmiş gibi raporları alabiliriz.
- Stok Kar-Zarar Raporları : Stoklar üzerinden alış fiyatlarına göre kar zarar raporu alabiliriz. Hangi stoktan ne kadar kar ve ya zarar yapmışız vs.

FATURA ve EKLERİ:

Fatura : Satıcıların alıcılara sattıkları bir mal ve ya hizmet karşılığında düzenledikleri resmi evraktır. Satıcılardan almış olduğumuz mala karşılık satıcının bize düzenlemiş olduğu fatura bizim alış faturamızdır. Müşterilerimize satmış olduğumuz mal karşılığı düzenlemiş olduğumuz fatura ise satış faturamısdır.
Sipariş : Şirketlerin bir mal almak yada satmak için sadece takip amacıyla düzenledikleri formdur. Resmi bir kayıt içermez. Siparişler alınan sipariş ve verilen sipariş olarak ikiye ayrılır. Satıcılarımıza stok siparişinde bulunursak alınan sipariş, alıcılarımız bizden siparişte bulunmuşlarsa verilen sipariş olarak nitelendirilir. Bu düzenlenen siparişleri programda kolaylıkla ilgili faturaya aktarabiliriz.
İrsaliye : Mal alış ve satışlarında malı sevk ederken stok çıkışları ve ya yolda sevk esnasında meydana gelecek hasarları tam tespit için ve mali konum açısından yolda ne tür mal taşındığını ve ne kadar mal çıkışı yaptığımızı belgelemek üzere düzenlenen evraktır. Fiyat ve iskonto bilgilerinin girilmesi zorunlu değildir. Eğer satmış olduğumuz stokları bir vasıta ile alıcıya gönderiyorsak mutlaka sevk irsaliyesi düzenlemek zorundayız. Düzenlediğimiz irsaliyeyi ise 10 gün içinde faturalandırmak zorundayız. İrsaliye fatura ile aynı anda da düzenlenip müşteriye gönderilebilir. İrsaliyelerde Gelen irsaliye ve Giden irsaliye olarak gruplandırılır. Gelen irsaliye satıcılar tarafından düzenlenir. Giden irsaliyeyi ise kendimiz alıcılara düzenleriz. Gelen irsaliyelerimizin takibi zorunluluğu yoktur. Ama düzenlemiş olduğumuz irsaliyelerin takibini mutlaka yapmalı ve faturalandırmalıyız.
ÇEK / SENET İŞLEMLERİ:

Muhasebede meydana gelen borç ya da alacakların kapatılması nakit, Çek / Senet ve ya diğer ödeme şekilleri ile olur. Çek / Senet işlemlerinde bakiye kapanmaz. Varolan bakiye senetli borç ve ya alacak olur. Bu evrakların belirli vadeleri vardır.Vadeleri geldiğinde muhatap tarafından tahsil edilir. Müşterilerden aldığımız çekleri 3.kişilere devredebiliriz. Örneğin bir borcumuzu müşteri çekiyle kapatabiliriz. Bu işleme Ciro denir. Programımızda herhangi bir çek ödemesi ve ya tahsilatı yapıldığı anda ilgili hesaplarla ( Kasa, banka ) entegrasyon kurularak diğer işlemlerde aynı anda yapılır. Örneğin bir çek tahsil etmişsek direk kasamızda bir artış meydana gelecektir. Kendi çekimizi bankadan tahsil etmişlerse banka hesaplarımızda ki azalış programımızda görülecektir. Ayrıca programımızda portföyünüzde ki çek ve senetlerin ve ödeyeceğiniz çek ve senetlerinizin ortalama vadelerini belirlediğiniz gündeki vadelerini valör alabilirsiniz. Çeki biz düzenleyip satıcımıza vermişsek kendi çekimiz ( borç çeki ), müşterimiz borcuna karşılık büze çek düzenlemişse müşteri çeki ( alacak çeki ) olarak nitelendirilir. Aynı mantık Senette de geçerlidir.

KASA İŞLEMLERİ:

Kasa işlemleri şirketlerde nakit para takibinin yapıldığı işlemlerdir. Aynı zamanda günlük gelir ve gider takibini de yapabilirsiniz. Yapılan tahsilatlar ve ödemeler kasa bölümünde izlenir. Programda cari hareket girişlerinde işlem türünün nakit seçilmesi sonucu işlem tutarları kasa hesabına atılır. Nakit işlem türü olan hareketler de tutar türü borç olursa kasamızda eksilme, tutar türü alacak olursa kasamızda artış meydana gelir. Bu mantık cari hareket girişlerinde geçerlidir. Sadece bağımsız bir kasa hareketi giriliyorsa ki bu borç/alacak ve ya gelir/gider olarak tanımlıdır. Yapacağınız hareket türü borç ve ya gider ise kasamızda azalış, alacak ve ya gelir ise kasamızda artış meydana gelecektir. Ayrıca programımızda dilediğimiz kadar kasa tanımlayabilir giriş ve çıkışlarını kontrol edebiliriz. Nakit işlem türleri ve diğer tahsilat ve tediye işlemleri kasa ile entegre çalışmaktadır. Herhangi bir senet tahsil ve ya tediye ettiğimizde kasamıza işlenecektir.