Orman Ürünleri Endüstrisinde ISO Standartları ve Yönetim Kalitesi

1. ORMAN ÜRÜNLERİ ENDÜSTRİSİNDE ISO STANDARTLARI VE YÖNETİM KALİTESİ

1.1.Kalite Kavramının Tanımı ve Tarihsel Gelişimi

1.1.1. Kalite Kavramının Tanımı

Kalite sözcüğü kullanım amacına göre değişik anlamlar ifade edebilir. Bir­çok kişiye göre kalite "pahalı", "lüks", "az bulunur", "üstün nitelikte" ve benzeri kavramlarla eş anlamlıdır. Teknik formasyondaki kişilere göre ise kalite "standartlara uygunluk" ile öz­deştir. Tek bir cümle ile açıklamak gerekirse,
Kalite, istenen özelliklere uygunluktur.
Dikkat edilecek olursa, bu ifade iki öğeden oluşuyor;
1. İstenen özellikler
2. Bu özelliklere uygunluk
Bir ürün veya hizmetin istenen özelliklere sahip olması "tasarım kalitesi" ile ilgilidir. Örneğin, bir otonun otomatik ya da düz vitesli olması bir "tasarım" meselesidir. Aynı otonun döşemesinin deri ya da plastik olması da yine bir tasarım konusudur. Benzer şekilde, bir kol saatinin kayışı plastik, deri, çelik ya da altın olabilir.
"Uygunluk kalitesi" ise, müşteriye sunulan ürünün belirlenmiş olan tasarıma ne kadar uyduğu ile ilgilidir. Yukarıda sözü edilen otomatik vitesli otonun diyelim ki 30, 60,90 ve 120 km/saat düzeyindeki hızlarda kendiliğinden vites değiştirmesi tasarlanmış olsun. Eğer üretilen tüm otolar gerçekten bu hızlarda vites değiştiriyor­sa, uygunluk kalitesi "mükemmel"dir Değilse (uygunluk) kalitesi düşük demektir. Diğer örnekler için de performans kriterlerine uygunluk ölçütleri söz konusudur. Kısaca özetlemek gerekirse, kalite:
1. Tasarım Kalitesi 2. Uygunluk Kalitesi
olarak iki bileşenden oluşur. Ancak burada bir özelliğe dikkat edilmesi gerekir. Her ne kadar uygunluk kalitesi sayısal olarak ifade edilebilirse de - örneğin tasarıma hangi oranda uyulduğu ya da üretilen ürünlerin % kaçının belirlenen normlar içinde kaldığı gibi - tasarım kalitesi için sayısal bir ifade kullanmak aynı derecede kolay de­ğildir.
Mal ve hizmet üreten kuruluş açısından iki farklı durum söz konusu olabilir. Bunlardan biri, tasarım özelliklerinin üretici kurulusun inisiyatifi dışında oluştuğu durumdur. Mesela ürün özellikleri müşteri tarafından belirlenebilir, ya da sanayi sektöründe geçerli olan normlara (Standartlara) uygunluk gerekebilir (Özellikle, "ara malı" niteliğindeki ürünlerde belli standartların geçerli olması çok yaygındır). Kimi ürünlerde ise tasarımın özelliklerini kuruluş belirler. Nihai tüketime dö­nük üretim yapan tekstil, elektronik, dayanıklı tüketim mallan vb. gibi ürünlerde tasarım büyük önem taşır. Bu gibi durumlarda kalitenin her iki bileşeni birleşip, müşteri açısından algılanan tek bir Kalite boyutuna dönüşür. Nitekim ünlü kalite üstadı Dr. Juran kaliteyi "kullanıma uygunluk" (Fitness for use) olarak tarif etmektedir Yani hem tasarım müşterinin ihtiyacını karşılayacak özellikte olmalı, hem de ürün tasarıma uygun şekilde üretilip müşteriye teslim edilmelidir (Kavrakoğlu, 1993).
Tercih edilen özelliklerin

ürün tasarımında yer alması

Tasarım Kalitesi
Kalite

Uygunluk Kalitesi

Gerçekleşen üretimin tasarımda
belirtilen özelliklere uyması

Kalite Anlayışının Tarihsel Gelişimi
Kalite düşüncesinin gelişmesi incelendiğinde başlıca iki dönüm noktası göze çarpmaktadır.
İki, günümüz boyutlarında olmasa da büyük miktarlarda üretime imkan sağ­layan Endüstri Devrimi, ikincisi ise kalite ve üretkenliğe yeni bakış açılan getiren ikinci Dünya Sâvaşı'dır. Bu iki olay bir önceki dönemin anlayışını değiştirecek ya­pısal gelişmelere neden olmuştur.
Çağdaş anlamdaki sanayinin oluşmasından önce üretim, ustaların ellerinde, küçük atölyelerde ve el becerisinin izin verdiği hızda idi. Çıraklar bütün bilgileri us­talarından öğrenirler, onların bilgisi dahilinde hareket ederlerdi. Kısaca ustalar hem eğitmen, hem de kontrolü yapan durumundaydılar. Zaten yöresel yapılan ticarette ürün kalitesi ustaların güvencesi altındaydı.
Üretim bu hızda ilerlerken, endüstri devrimi gerçekleşti. Bu tarihten İkinci Dünya Savaşı'na kadar olan dönemde kalite, değişik yaklaşımların etkisi altında kaldı.
Önceleri makinaların çalışmasında ustalardan yararlanıldı. Onlar artık fabri­kanın "ustabaşı"larıydı. Ustabaşılar üretimden sorumlu olurken, yavaş yavaş mua­yene (kalite kontrol) bölümleri de oluşmaya başladı. Bu bölümler direkt olarak üre­tim sorumlularına bağlanmışlardı.
19. yüzyılın sonlarına doğru, belki de üretimde Amerika'yı dünya lideri
durumuna getiren bir sistem geliştirildi. Taylor sistemi. Sistemin özünde, planlama
ve yürütmenin birbirinden yarılması yatmaktaydı. Taylor, Adam Smith'in 1776'da
yayınladığı "Wealth of Nations" yapıtında açıkladığı yöntemi geliştiriyor ve işlet­
melere uyguluyordu. Bu yöntem, işlerin temel parçalara bölünerek basitleştirilmesi
ve kişilerin uzmanlaşmasına dayanıyordu. Bu üretimde bir patlamaya sebep
olurken, kalitenin gelişmesine aynı ölçüde yardımcı olamadı.
Üretkenlikle birlikte kaliteyi de arzulayan şirketler çözümü bağımsız muayene bölümleri oluşturmakta bulmuşlardı. Hedef yine aynıydı; Kalitesiz ürü­nün tüketiciye ulaşmasını engellemek, düşük kalitenin sebeplerim araştırmak yerine, bedeli ne olursa olsun üretim hattının sonuyla fabrika çıkışı arasındaki alanda kalitesiz ürünü tespit edip, ayırmak yeğlenmişti.
20. yüzyılın başlarındaki teknolojiyi geliştirme çabalan dahi kalitenin geliştirilmesine yeterli katkıda bulunamamıştı. Bu dönemde yöneticiler teknolojiye yatı­rımı, erişilmesi daha pahalı gibi gözüken kaliteye tercih etmişler ve giderek kalite
yönetiminden uzaklaşmışlardı.
İstatistiksel Proses Kontrol'ün (IPK) kalite kontrol kavramına etkisi de hemen bu yuların ardından oluşmuştur. 1920lerin ortasında küçük bir grubun çalış­malarıyla başlatılan İPK daha ziyade 2. Dünya Savaşı yıllarında ilgi görmüştür.
Bu dönemde üretim daha çek savaş malzemelerine kaydırılmıştır. Bu malze­melerin çoğu zaman karmaşık ve hassas yapıda olması kalite ihtiyacını da berabe­rinde getirmiştir.
Ayrıca kalifiye işgücünün savaş nedeniyle dağılması, yerine gelen çok daha az verimli üretimin bir şekilde desteklenmesi gereğini doğurmuştur. Özel­likle o günlere kadar tecrübeye dayanan kalite kontrol konusunda belirli standartla­rın oluşturulması zorunluluğu önem kazanmıştır.
İlk çözüm üretilen her malın kontrolü yönünden olmuşsa da olasılık kuralları­na dayanan ve giderek kendim ispatlayan bir metotla kontrol daha ön plana çıkmış­tır. Bu da ikinci bir İPK akımını doğurmuştur.
Devlet desteğinde gerçekleşen İPK çalışmaları, ortaya yeni bir mühendislik dalı da çıkarmıştır. Kalite Kontrol Mühendisliği. Hatta daha da ileri gidilerek, şirket organizasyonu içinde bağımsız kalite kontrol mühendisliği bölümleri kurulmuştur. Yavaş yavaş oluşturulan kalite kontrol toplulukları da deneyim alışverişi açısından oldukça önemli olmuştur. Savaşın bitmesiyle birlikte değişen dengeler kalite ve ka­lite geliştirmesi üzerindeki düşünceleri de etkilemiştir.
Savaştan galip çıkan Amerika, hızla günlük yaşam için gerekli ürünlerin tü­ketimine geçmiştir. Fakat, dört yılı aktif olarak geçirilen altı yıllık bir savaş döne­minde üretimin büyük bir bölümü savaş ihtiyaçlarına kaydırıldığından savaşın biti­miyle birlikte gerçekle yüzyüze gelinmiştir. Arz açığı. Normal yaşantının her ala­nında ürünlere talep çok yoğundur. Bu, belki de o güne kadar kurulmak istenen bü­tün kalite anlayışını yıkmış, kalite bir anda arka plana itilmiş ve daha büyük miktar­da üretim esas alınmıştır. Önemli olan artık istenilen miktarda ürün vermektir.
Devletin savaş sırasında desteklediği İPK çalışmalarım da pek önemseme­mesi, bu çalışmaların pahalı ve maalesef yanlış kullanımından ötürü gereksiz bulun­masına sebep olmuştur. İPK çalışmaları tam olarak durdurulmasa da oldukça yavaş­latılmıştır.
Bununla beraber savaş yıllarının Kalite Güvencesi kavramına etkisi de ol­dukça önemlidir. Kalifiye olmayan işgücüne sahip müteahhitlerle Amerikan Hava Kuvvetleri arasındaki, bütün konulan belirli talimatlara göre yönlendirme, prose­dürler ışığında gerçekleştirme isteği Kalite Güvencesi kavramının güçlenmesi ve günümüze kadar çeşitli değişikliklerle gelmesini sağlamıştır. Bu konudaki en yeni örnek de Avrupa'da ISO 9000 serisi adı altında yürütülen bir standardizasyon hare­ketidir (Kavrakoğlu, 1993).

1.2. Bir Kalite Sistemi Olarak ISO 9000 Serisi

1.2.1. ISO 9000 Nedir?

En basit olarak, ISO 9000 imalat ve hizmet endüstrisinde kalite güvencesi için kurulmuş, kapsamlı bir standartlar kümesidir. ISO 9000 serileri, bir firmanın kalite sisteminin geliştirilmesini, belgelenmesini ve çalıştırılmasını ister, yani firma yönetiminin kalite tetkik uygulamaları için sahip olduğu sorumluluktan satın alma politikalarından, eğitime kadar uzanan kalite yönetimi uygulamalarının tümünü kapsar.
Standartlar firmadan firmaya değişiklikler göstermektedir. Örneğin imalat sürecinin tasarım da dahil olmak üzere toplamıyla uğraşan bir firmada, sadece muayene ve test süreçleriyle uğraşan bir firmaya nazaran, ele alınması gereken çok sayıda husus bulunmaktadır. Her iki firma da, kendi kalite sistemlerini ISO yoluyla belgeleyebilir (Sanders, Johnson, Scott, 1992).
1.2.2. ISO 9000 Serisi

ISO'nun (Uluslararası Standartlar Organizasyonu) tanımına göre ISO 9000 serisi şu standartlardan oluşur.
ISO 9000 Kalite Yönetimi ve Kalite Güvencesi Standartları Seçim veKullanım Kılavuzu
ISO 9001 Kalite Sistemleri - Tasarım / Geliştirme, Üretim, Tesis ve Hizmette Kalite Güvencesi Modeli
ISO 9002 Kalite Sistemleri, Üretim ve Tesiste Kalite Güvencesi Modeli
ISO 9003 Son Muayene ve Deneylerde Kalite Güvencesi Modeli
ISO 9004 Kalite Yönetimi ve Kalite Sistemleri Elemanları - Kılavuz
ISO 9004-2 Hizmetler için Kılavuz
ISO 9005 Kalite Sözlüğü
Daha açık bir şekilde ifade etmek gerekirse, 9001,9002 ve 9003 birer standart özelliğindedir ve kapsadıkları faaliyetler farklıdır. 9004 bir çeşit Kalite Güvencesi ders kitabı özeti mahiyetindedir, bir işletmenin çeşitli fonksiyonlarında kalitenin nasıl sağlanacağı ana hatları ile açıklanmaktadır. 9000 ise, bütün bu standartların na­sıl kullanılabileceğini açıklayan bir rehber özelliğindedir.
ISO 9000 serisi çeşitli amaçlarla kullanılabilir. Bunlar,
1. Şirketin ürün ve hizmette kaliteyi gerçekleştirirken aynı zamanda
maliyetleri de düşürmek amacı ile
2. Müşterilerine kaliteyi güvence altına alan bir sistem içinde çalıştığım göste­rerek onlara güvence vermek amacı ile
3. Bu standartlara uygun bir şekilde çalıştığını belgelendirmek amacı ile (Kavrakoğlu, 1993)
1.2.2.1. ISO 9000 Giriş ve Standardın Ana Hatları

ISO 9000 Serisinin "bayraktan" olan ISO 9000 "Kalite Yönetimi ve Kalite Güvencesi Standartlarının seçimi ve kullanımı" için bir rehberdir. Bu standardın ne anlama geldiğini açıklamak için gerekli olan beş kalite kavramını (Kalite Politikası, Kalite Yönetimi, Kalite Sistemi, Kalite Kontrol, Kalite Güvencesi) tanımlar. Bazı temel kalite kavramını verir, aralarındaki ilişkileri ve farklılıkları açıklığa kavuştu­rur, ve bu standartları kullanıcıların kendi durumlarına uygulamalarına ve seçmele­rine yardım ederek, yol gösterir. ISO 9000 açıkça, "Uluslararası standartların bu serisinin amacının organizasyon tarafından uygulanan kalite sistemlerini standart­laştırmak olmadığını" ifade eder. Başka bir deyişle kalite sistemleri ve Kalite Yöne­timi firmadan firmaya değişecektir. Tetkikçiler bir firmanın sisteminin veya kalite el kitabının, başka bir firmayla aynı olmasını beklemezler (Sanders, Johnson, Scott, 1992).

1.4. Türkiye Orman Endüstrisi

1.4.1. Türkiye Orman Endüstrisi ve ISO 9000

Orman endüstrisi sektörü ülkemizde 42615 işletme ile KOBİ'ler içerisinde % 21 paya sahiptir. Bu sektörde 200.000 kişinin istihdam edildiği tahmin edilmek­tedir. Ülkemizin nüfusu ve nüfus artış hızı, tüketicinin bilinçlenmesi, gümrük birliği ile gümrük vergisi oranlarının sıfırlanması, vb. faktörlerin bu sektör üzerindeki olumlu ve olumsuz pek çok tesirleri bulunmaktadır. Sektör olumlu gelişmeleri çok akıllıca değerlendirmek, olumsuz faktörlerin tesirim ise asgari düzeye indirmek için gerekli çalışmaları yapmak, tedbirleri almak zorundadır. Bu aşamada sektörün Önünde bir yol ayrımı bulunmaktadır.
- Kaliteli, ucuz ve tüketicinin beklentilerine uygun üretime yönelerek iç pazarları elinde tutmak ve dış pazarlara açılmak ve kendini kabul ettirmek.
- Mevcut anlayışla üretime devam ederek birkaç yıl sonra çok sayıda KOBİ'nin kapandığım ve yurt dışından orman ürünlerinin ithalatının süratle arttığını
görmek.
Bu noktadan hareketle denilebilir ki ISO 9000 belgesi ürünlerimizin ihraca­tında pasaport niteliği taşımaktadır. Çünkü bu belge işletmenin uluslararası düzey­deki kalite anlayışına göre üretim yaptığını ifade etmektedir. 1997 Mart ayı itibariy­le ülkemizde 630 işletme ISO 9000 belgesi almış bulunmaktadır. Bunlardan sadece üç tanesi sektördeki işletmelerdendir. İşletme sayısı, istihdam kapasitesi, GSMH katkı oranı vs. kriterlere bakılırsa bu oranın son derece düşük olduğu açıkça görül­mektedir.
TSE bugüne kadar değişik ürünler için 12.000 ayrı Standart hazırlamıştır. Bunlardan 43 tanesi sektöre yöneliktir. TSE veya TSEK belgeli ürün üreten işletme sayısı ise sadece 1000 civarındadır. Bunun yanında üretimde kullanılan yan hammaddelerin de (örneğin tutkal, boya, çivi, menteşe vb.) uluslararası kalite standardı­na uygun olmadığı da netlikle söylenebilir. Tüm bu veriler sektörün kalite anlayışı ve muhtemel tehlikeleri konusunda uyarıcı olmalıdır.
1.3.2. Gümrük Birliğine Girerken

Yüzyıllar boyu ekonomisi tarıma bağlı olarak yol alan Türk toplumu, bu ba­ğımlılığını Cumhuriyetin kurulmasını takip eden bir sanayi devrimi ile noktalamasa da, bir gerçeği kavramıştır. Güçlü ülke, güçlü ekonomiye, güçlü ekonomi de güç­lü sanayiye bağlıdır.
Mustafa Kemal Atatürk'ün başlattığı bu akım Milli Mücadele yıllarında ilk olarak kendini silah üretiminde göstermiştir. Cumhuriyetin ilanından sonra önce devlet destekli olan sanayi hareketi yıllar geçtikçe özel sektöre kaymıştır. Günü­müzde tekstilden otomotive kadar Türkiye kendini "kalite, ucuz ve tüketicinin istek­lerine uygun" üretim gerçekleştirebilen büyük ve güçlü firmalarıyla dünya piyasa­larına kanıtlamıştır.
2000'e iki kala Avrupa Birliği kapısındaki ülkemiz ne yazık ki bu başarıyı KOBİ diye adlandırdığımız Küçük ve Orta Büyüklükteki işletmelerde göstereme­miştir. Bu aşamada KOBİ’ler için daha önce vurgulandığı gibi bir yol ayrımı söz konusudur. Ya dünya standartlarında üretim ve hizmet kalitesine ulaşılacak, ya da küçük ve orta büyüklükteki işletmelerimiz bu ön elemeyi geçemeyecektir.
Özellikle orman endüstrisine bakıldığında bu işletmelerin üretimde % 90lara varan pay aldıkları netlikle görülür ve sektörümüz için tehlikenin boyudan rahatlık­la anlaşılır. Bu planda AB ile sektörün karşılaştırılması ISO 9000 serisini uygulama yat­kınlığı daha yüksek olan büyük ölçekli firmalarda yapılacaktır. Zira sektör üretiminde % 90 pay alan KOBİ’lerin ne ISO 9000 uygulaması, ne de Gümrük Birliği'nin getireceği rekabet koşullarına dayanabilmesi söz konusudur.
Buradan çıkabilecek tek olumlu sonuç kaliteli, ucuz ve müşteri talebine göre üretim yapabilen büyük ölçekli orman endüstrisi şirketlerinin başarılan ile KOBİ’lere ve KOBİ’lere yön veren veya verebilecek olan kurum ve kuruluşlara iyi birer örnek teşkil etmeleridir.
AB karşısında orman endüstrimizin karşılaştırılması büyük ölçekli firmaları­mız açısından aşağıda maddeler halinde verilmiştir.
a. Büyük ölçekli firmalar toplam rekabet gücü açısından eş düzeyde rekabet gücüne sahiptirler. Toplam rekabet gücü faktörü açısından büyük ölçekli işletmelerin % 84.8'i eş düzeyde ya da yüksek rekabet gücüne sahiptir.
b. Büyük ölçekli firmaların işgücü maliyeti, enerji maliyeti, hammadde mali­yeti ve hammadde bulunabilirliği faktörlerinde ortalama rekabet güçleri yüksektir. Bu sektörde büyük işletmelerin % 58.6'sı hammadde bulunabilirliği; % 56.8'i işgücü maliyeti, % 56.2’si hammadde maliyeti, % 48.3'ü enerji maliyeti faktörlerin­de rekabet güçleri eş düzeyde ya da yüksek olduğunu belirtmişlerdir.
c. Büyük işletmelerin rekabet güçlerinin düşük olduğunu belirttikleri faktör­ler, ürünlerin dış pazardaki imajı ve uluslararası ilişkilerdir. Büyük işletmelerin % 70.8'i ürünlerin dış pazardaki imajı, % 82.9'u ise ulus­lararası ilişkiler faktöründe rekabet güçlerinin düşük olduğunu belirtmişlerdir (ISO, 1995).

1.4. Yönetim Kalitesi

1.4.1. Yönetim Kalitesi ve ISO 9000

ISO 9000 serisi özellikle ISO 9002 ve 9003'te yönetim kalitesi için üç gerek­sinme tanıtır.
1. Kalite Politikası 2. Organizasyon 3. Yönetimin Gözden Geçirilmesi
1.4.1.1. Kalite Politikası

ISO 9001 üst yönetimin kendini kaliteye adaması gerekliliği ile başlamakta­dır. Kalite çabalarının başarısı üst yönetimin bu yaklaşımına doğrudan bağlıdır. Bö­lüm 4.1.1.'de, yönetime organizasyonun kalite politika ve amaçlarım tanımlama, belgeleme, kaliteye vermiş oldukları önemi, desteği ve bağımlılıklarını ortaya koy­ma zorunluluğu verilmiştir.

Küçük

Orta

Büyük

Faktörler

Eş düzeyde yada yüksek rekabet gücüne sahip firma oranı

Toplam rekabet gücü

Eş düzeyde yada yüksek rekabet gücüne sahip firma oranı

Toplam rekabet gücü

Eş düzeyde yada yüksek rekabet gücüne sahip firma oranı

Toplam rekabet gücü

1.İşgücü Maliyeti
100
4
100.0
4

8
2.Kullanılan Teknoloji
0
-
100.0
4

8
3.Ürün Standartları
100
4
100.0
4

8
4.Ekonomik Ölçek
0
R
0.0
4

8
5.Yan Sanayi
0
R
100.0
4

8
6.Nitelikli İşgücü
Bulunulabilirliği
0
-
0.0


8
7.Enerji Maliyeti
0
-
0.0


8
8.Hammadde Maliyeti
0
-
100.0
4

8
9.Hammadde Bulunabilirliği
0
R
100.0
4

8
10.Finansal Yapı
0
R
0.0


8
11.Ekonomik Altyapı
0
-
0.0
-


12.Bürokrasi
0
-
0.0



13.Ürünlerin dış paz.
İmajı
0
R
100.0
8


14.Uluslararıs ilişkiler
100
-
0.0
-


15.İşgücü Verimliliği
100
4
100.0
4


16.Finansal maliyet
0
-
0.0
-


17.Rekabet gücü
0
-
5.6
40




Gerek firma içinde gerekse firma dışından gerekli olan yardımlar alınabilir, fakat yönetimin desteği ve belgelenen her şey açıkça, ortada ve görünür olmalıdır.
Standartlar bu amaçla uygulanabilecek belidi bir metod tanımazlar. Kalite elkitabında yer alan belgeler, çalışanlar için hazırlanmış el kitapları, gerekli okuma dosyalan ve bülten tahtaları üzerinde yer alanlar gibi yazdı formlar, ayrıca yeni işe girenlerin alıştırma eğitimi için kullanılan vites teypler ve sunuş belgelerinden yararlanılabilir.
Hangi yöntem seçilirse seçilsin, verilmek istenen mesajın, üst yönetim tara­ntıdan desteklendiği ve onaylandığı görünür olmalı ve bu belgelerle güçlendirilme­lidir.
Üst yönetim kalite politikasını yazdıktan sonra, anlaşılması sağlanmalı, eyle­me konulmalı ve organizasyonun her düzeyindeki insanlar tarafından korunmalıdır. Bu gereksinme genellikle, nezaretçiler tarafından iş eğitimi sırasında ve/veya öğ­rencilerin prosedürlerin belirli politikayı, nasıl desteklemesi gerektiğini açıklama­ları yoluyla gerçekleşebilir.
İş faaliyetleri ile kalite politikası arasındaki ilişkiyi güçlendirmek için, sürek­li devam eden bir program ile bilgileri tazeleme eğitimi veya bazı performans izle­me şekilleri gerekli olabilir.
1.4.1.2. Organizasyon

Üst yönetim, organizasyondaki kaliteye etki yapan işleri yöneten, uygulayan veya doğruluğunu tahkik eden insanların sorumluluğu, yetkisini ve aralarındaki ilişkilerin tanımlanmış olduğunu görmelidir. Her ne kadar bu hususun, özellikle bel­gelenmesi istenmemekte ise de, bölümün amacının yerine getirilmesi için gerekli olmaktadır.
Bu bilginin etkin ve güvenilir bir biçimde iletilmesi için mümkün yöntemler, iş tanımlan, kalite sorumluluklarını gösteren organizasyon şemaları, el kitapları, prosedür belgeleri veya ayrıntılı iş talimatlarıdır.
Her organizasyon ISO 8402'de tanımlandığı gibi, hangi faaliyetlerin kaliteyi etkilediğini, hangilerinin etkilemediğini belirlemelidir. Ayrıca, bu bölüm; insanla­rın kalite iyileştirme için olmalarını sağlamak için aşağıda belirtilen hususlara ser­bestlik ve yetkiye sahip olmaları gereği üzerinde durmaktadır.
1. Kalite uygunsuzluğunu önlemek için gerekli eylemleri başlatmak.
2. Kalite problemlerini tespit etmek ve kaydetmek.
3. Tüm iletişim kanallarım kullanarak çözüm önermek, çözümü gerçekleş­tirmek veya başlatmak.
4. Uygulanan çözümlerin geçerliliğini kanıtlamak.
Uygun olmayan ürünlerin, kusur nedenleri teşhis edilip düzeltilene kadar
gelişmelerini izlemek veya bunun hesabını vermek

Üst yönetim, ürünlerin veya hizmetlerin belirlenmiş olan gereksinmelere uy­gunluğunu kanıtlamak için yeterli miktarda eğitilmiş insan ve kaynak temin etmelidir.
ISO 9001 ve 9002 (9003 bu elemanı içermez), muayene, test; tasarımının (sadece 9001), üretimin, kurup işletme ve servis işlemlerinin izlenmesi gibi, ürünün kalitesinin doğrulanmasıyla ilgili faaliyetleri tanımlamaktadır.
Bu faaliyetler kaynak ve eğitilmiş insan gerektirir. Firma sorulduğu zaman, iş görenlerin, kendilerine atanan bu görevler, yürütmeye uygun olduklarını ispatlayabilmelidir.
Doğrulamada kullanılan kaynaklar bağımsız olmalıdır.
Tasarımı gözden geçiren, kalite sistemini ve prosedürlerini tetkik eden, veya ürünün doğruluğunu kanıtlayan kişilerin, direkt olarak işi kontrol etme sorumlulu­ğu olan kişilerden bağımsız olmaları gerekir.














Şema 2. ISO’ya Uygun Firma Organizasyon


Örneğin üretim departmanı şefi, üretim prosesini muayene eden kişiye neza­ret etmemelidir. Bu ayırım, Kalite Güvencesi ve Kalite Kontrol departmanlarının bu fonksiyonu yerine getirmek üzere dış danışmanlık hizmeti olarak desteklenen bir organizasyon kurarak gerçekleşebilir, veya organizasyondaki mevcut insanları eği­tip, esas işleri dışında görev değerlendirme ekiplerine atayarak da sağlanabilir.
Her üç standart da, firmaya uygun olan modellerin gereklerini eyleme dönüş­türme, bunların etkin bir biçimde koruma ve kalite politikası amaçlanın yerine getirme sorumluluğu verilen bir kişinin atanmasını ve bu kişinin üst yönetim tarafın­dan tanımlanan bîr yetki ve desteğe sahip olmasını ister.
Bu kişi üst yönetimin özel bir kurmay yardımcısı veya bir ekip veya ayrı bir ünitenin başı olabilir. Bu atama ikinci bir görev olarak yapılabilir. Gerekli olan sa­dece bu atamanın arzu edilen çıktıyı sağlamasıdır.

"Etki" gereklidir.
Ancak deneyimler, yönetimin temsilcisi olarak seçilen bu kişinin deneyimli ve etkili bir kişi olması gerektiğini telkin etmektedir. Kalite güvencesi kavramlarını bilmek ve organizasyonun kalite sistemi ile ilgili bilgiye sahip olmak da önemli bir kalifikasyondur. Bu kişi ile firmanın genel müdürü arasından açık, doğrudan rapor verebilen ve karşılıklı bir destek ilişkisi olmalıdır.
Ayrıca, bu kişi ile firmanın pazarlama, satmalına, üretim, finansman gibi fonksiyonlarının yöneticileri arasında organizasyonel bir eşitlik sağlanmalıdır.
Böylece hem fonksiyonlar arasındaki kaliteye ilişkin faaliyetlerin koordinas­yonu sağlanabilir, hem de üst yönetimin kaliteye vermiş olduğu önem açık bir şekil­de ortaya konmuş olur.
1.4.1.3. Yönetimin Gözden Geçirilmesi

Standardın gereklerini yerine getirmek için üst yönetim periyodik olarak, kalite yönetim sistemini gözden geçirmelidir. Sistem içindeki prosesler ve de sistemin kendisi; pazardaki, üründeki, makinalardaki vb. değişmeler nedeniyle de­ğişmelere karşıdır.
Bu nedenle yönetim, yönetim sisteminin üzerine oturduğu politikaların ve amaçların gerektiği gibi çalışıp çalışmadığını tahkik için, bunları düzenli bir şekilde gözden geçirmelidir.
Bu gözden geçirmelerde sistemin amaçlan yerine getirip getirmediği ve bu amaçların firmanın kalite politikasını gerçekten destekleyip desteklemediği belirle­nir. Ayrıca hangi değişikliklerin gerekli olduğu da sorgulanmalıdır.
Yönetimin gözden geçirmeleri ekseri, iç tetkik sonuçlarını değerlendirir, fa­kat kalite sisteminin tasarımından ve çalışmalarından sorumlu kişiler tarafından ya­pılan tetkiklerden farklıdır.
Gözden geçirme toplantılarında tutanak tutulmalı, daha sonra yapılacak olan izleme ve düzeltici eylemlerin birer delili olarak elde bulundurulmalıdır. (Firmanın kalite politikası kapsamında yaptığı her şeyi belgelemesi önemlidir.)

Modellerin hiçbiri bu yönetim gözden geçirmelerini yapmak için uygulana­bilir bir program vermemektedir. Ancak kalite sisteminin herhangi bir elemanı, en az yılda bir kez gözden geçirilmediği zaman arzu edilmeyen sonuçlar doğabilir. Bir başparmak kuralı olarak örneğin, orta çapta firmalar altı ayda bir gözden geçirme yapmalıdır.
Bunun yapılmaması, organizasyon üyelerine ve/veya dış tetkikçilere, yöneti­min kaliteye olan bağlılıklarında, bir gevşeklik olduğunu veya küçük problemlerin büyümesini önlemek için yapılması gereken düzeltici eylemlerin gecikebileceğim gösterir.
Eğer firmanın büyüklüğü ve karmaşıklığı bu gözden geçirmelerin yılda iki kez yapılmasını pratik kılmıyor ise bir alternatif, haftalık, aylık veya üçer aylık kıs­mi gözden geçirmeler yapılmasıdır.
Bu yaklaşım firmanın en kritik kalite sistemi konuların senede bir defadan fazla gözden geçirmesine ve tüm kontrolünü de bir yıl içinde tamamlamasına olanak verir.